Bí quyết chuẩn lựa chọn nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Lựa chọn công ty để tổ chức một sự kiện truyền thông không hề dễ dàng. Dưới đây là một vài bí quyết đưa ra giúp quý công ty lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng nhất.

Công ty bạn đang có dự định tổ chức sự kiện lớn và muốn tìm một nhà tổ chức sự kiện để thực hiện dự đinh này. Việc lựa chọn một nhà tổ chức sự kiện nhằm giúp công ty bạn thực hiện sự kiện trên cả mong đợi là một việc không hề dễ dàng. Nhiều công ty thích lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện tên tuổi và có nhiều năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một công ty tổ chức sự kiện đã từng thực hiện nhiều sự kiện lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường.Nhiều công ty do ngân sách có hạn, đành phải chọn những công ty tổ chức sự kiện kém nổi tiếng những chi phí phải chẳng hơn thì ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với chất lượng.Bất kì lựa chọn nào cũng có những rùi ro của nó mà ít người có thể bít được đích xác. Một công ty tổ chức sự kiện có trên 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho công ty bạn một sự kiện hài lòng. Một Marketting Director từng chia sẻ: " tôi đánh giá rất cao năng lực của họ ( công ty tổ chức sự kiện) và quyết định giao sự kiện của mình cho họ thực hiện nhưng cuối cùng do họ tổ chức quá nhiều sự kiện trong thời gian làm cho tôi, họ đã giao cho một nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính và kết quả là sự kiện đó bị đổ bể rất nhiều do sự non trẻ của nhân viên đó".

Giống như việc bạn đi vào tiệm cắt tóc, bạn thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất cắt cho bạn để đảm bảo vừa ý với bạn. Một ekip làm sự kiện, nhất là công ty lớn, có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm tốt sự kiện nào đó mà bạn biết những đến sự kiện của bạn lại do người khác tổ chức cho nên mọi thứ hoàn toàn khác nhau, chưa kể nhiều công ty còn chia dự án cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện.

Thêm nữa là việc nhân sự các công ty sự kiện thay đổi diễn ra hàng ngày, hàng tuần thì rất có thể không đảm bảo chất lượng tổ chức sự kiện của công ty đó là như nhau. Vấn đề giá cả cũng như vậy, may mắn, bạn sẽ được một công ty tổ chức sự kiện chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các công ty tổ chức sự kiện lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ phải tình cảm "tiền nào của nấy", phải đánh đổi việc tiết kiện chi phí cho một chất lượng cũng hết sức khó tưởng tượng nổi về mức độ thê thảm thế nào.

Đứng trên vị trí của một khách hàng, bạn nên có những thông tin cơ bản để nhận biết được năng lực của công ty tổ chức sự kiện đó:

- Ai là người tổ chức sự kiện cho bạn:

Một công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng, cũng có thể là chưa tổi tiếng, vị trí lãnh đạo có thể hùng hậu, có tên tuổi hoặc cũng có thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, đó là: ai là người thiết kế ý tưởng, tổ chức sự kiện đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem người trực tiếp quản lý sự kiện đó của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu công ty tổ chức sự kiện cho bạn gặp quản lý trực tiếp sự kiện của bạn tại buổi lập kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi mang tính chất xã giao. Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: cẩn thận, tỉ mỉ hay cẩu thả, phóng đại,...

- Họ đã làm điều đó như thế nào: 

Thông thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ phô trương những sự kiện lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi, thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả năng và kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện. Nhưng họ lại thường xuyên tự hỏi là sự kiện đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những lần hỏng show làm khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại sự kiện đó mới rõ hơn cả.

Thêm nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên cho các công ty tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một công ty muốn tổ chức hội thảo liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt hội thảo của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện hiểu trước đường đi nước bước và hạn chế những sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây cũng là điều đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực của công ty tổ chức sự kiện đó, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt.

- Ý tưởng liệu có khả thi: 

Thông thường các công ty thường muốn sự kiện của mình có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng đối với khách hàng. Vì vậy họ dành điểm cộng cho những công ty tổ chức sự kiện đem đến những ý tưởng tổ chức độc đáo. Tuy vậy, hiện thực đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến thành nỗi thất vọng hơn mong đợi. Chẳng hạn như khi lên kế hoạch, công ty tổ chức sự kiện dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm những trái bóng bay lên, tuy nhiên thực tế là dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu không tung ra được, đó là khâu triển khai không tốt. Do đó, nên chọn những ý tưởng an toàn hơn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi khi có chút phô trương quá đà.

- Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của công ty tổ chức sự kiện đó: 

Người làm sự kiện giỏi cần phải ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến. Bạn hãy đề nghị người đến từ công ty tổ chức sự kiện chia sẻ thêm về một số tình huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện và cách họ đã vượt qua nó. Một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm và có khả năng xoay sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.

- Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: 

Một báo giá có tổng chi phí thấp không phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của công ty tổ chức sự kiện, còn một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện đó. Giá cao hay giá thấp phụ thuộc vào thương hiệu của công ty tổ chức sự kiện để đổi lấy sự an tâm.

Công ty cổ phần Netmedia, với kinh nghiệm qua việc tổ chức thành công nhiều sự kiện quan trọng mang tầm quốc gia, khu vực và quốc tế, trong các dịch vụ tổ chức sự kiện của mình công ty sự kiện NETMEDIA luôn cố gắng trở thành một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và đưa ra những ý tưởng sáng tạo để có được dấu ấn khó phai trong tâm trí khách hàng.

Tags: to chuc su kien | tổ chức sự kiện event

Bài viết liên quan:

5 Tips khắc phục bất lợi khi tổ chức sự kiện
Bí quyết tiết kiệm chi phí in ấn khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện - nghề hot được giới trẻ săn đón